Cara Menggunakan Google Drive untuk Kolaborasi Dokumen
KOALISI.co - Google Drive tidak hanya sebagai media penyimpanan online, tetapi juga sebagai media kolaborasi kolaboratif. Artikel ini akan membahas cara menggunakan Google Drive untuk kolaborasi dan berbagi dokumen online yang aman.
Cara Menggunakan Google Drive
Berikut Cara Menggunakan Google Drive Untuk Kolaborasi Dokumen.
Lebih dari sekadar penyimpanan online
GMail adalah penyedia email populer yang paling sering digunakan oleh banyak orang di seluruh dunia. Ternyata tidak hanya itu, dengan alamat email GMail, Anda bisa menikmati layanan Drive serta berbagi file dan dokumen secara online.
Baca Juga: Cara Membuat Google Drive yang Dapat Diakses Semua Orang
Fungsi berbagi file ini memungkinkan Anda untuk berbagi data dengan orang lain yang Anda pilih, selain itu juga dimungkinkan untuk berkolaborasi, yaitu mengerjakan dokumen bersama dengan rekan kerja secara real-time tanpa penundaan.
Mengapa Berkolaborasi?
Terkadang kami membutuhkan orang lain untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas. Mungkin selama ini Anda sering mengirimkan dokumen melalui attachment email dengan rekan kerja. Namun ternyata attachment email tersebut sering terselip atau malah menumpuk begitu saja di inbox Anda, akibatnya Anda akan kesulitan mencari dokumen saat dibutuhkan.
Drive memang berfungsi sebagai penyimpanan online yang dapat membantu mengatur dokumen Anda sehingga dapat diakses dengan mudah kapan pun dibutuhkan dan dokumen selalu dapat diperbarui ketika ada pembaruan tanpa harus mengirim ulang lampiran.
Baca Juga: Cara Membuat Google Drive Unlimited
Selain itu, Drive juga berfungsi sebagai media kolaborasi online. Anda dapat membuat dokumen secara online dan kemudian membaginya dengan rekan kantor atau rekan kerja yang ingin Anda kerjakan bersama secara virtual real-time.
Dengan kolaborasi, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif karena dilakukan secara bersama-sama, tidak dibatasi jarak dan waktu. Uniknya, Anda juga bisa mengikuti perubahan atau revisi dan komentar dari teman yang berbagi agar tidak ketinggalan update terbaru dari rekan-rekan pada dokumen tersebut.
Dokumen akan disimpan dengan aman dan aman di tempatnya, sehingga tidak akan terselip lagi. Bahkan perubahan terkecil pada dokumen juga dapat dilacak secara transparan untuk memastikan Anda mengetahui segalanya tentang dokumen yang dibagikan.
Baca Juga: Cara Membuat Google Drive di HP
Cara Menggunakan Google Drive Untuk Kolaborasi
Cukup buka https://drive.google.com di browser Anda dan masuk menggunakan alamat email GMail Anda. Pada bilah menu sebelah kiri terdapat menu Baru, menu ini berisi opsi untuk membuat folder baru, mengunggah folder atau dokumen, dan opsi seperti Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides serta opsi lain seperti Google Formulir.
Nah, Anda bisa memulai dokumen baru dari sana dan mulai berkolaborasi dengan rekan kerja melalui opsi share yang terdapat di setiap dokumen yang dibuat. Terdapat beberapa pilihan dalam menu sharing, seperti dapat mengedit (bisa berkolaborasi dan merevisi dokumen secara online), dapat berkomentar atau tidak dapat merevisi dokumen, tetapi hanya berkomentar, dapat melihat (hanya dapat melihat dokumen, tidak dapat menyalin atau mencetak dokumen).
Baca Juga: Cara Membuat Google Drive Link
Cara menggunakan google drive untuk kolaborasi
Opsi ini berfungsi untuk memberikan perlindungan jika dokumen Anda berisi informasi sensitif. Terkait hal ini, Google baru-baru ini menambahkan fitur baru untuk pengguna Drive di Google Apps for Work, yaitu Access Checker.
Cara Menggunakan Google Drive
Pemeriksa Akses terdapat di menu Setelan Berbagi di Konsol Admin. Berikut langkah-langkah untuk mulai menggunakan fitur ini: Masuk ke Konsol Admin, Pilih Aplikasi, Klik Google Apps, Pilih pengaturan untuk Drive, Kemudian pilih Pengaturan Berbagi.
Baca Juga: Cara Membuka Akses Google Drive
Untuk meningkatkan keamanan yang lebih spesifik dalam kontrol berbagi seperti melacak dan memantau file bersama, serta fleksibilitas dalam membuat berbagai aturan berbagi dokumen di perusahaan, sebaiknya gunakan Bettercloud sebagai add-on di Google Apps for Work Anda.
Demikian penjelasan dari saya tentang Cara Menggunakan Google Drive Untuk Kolaborasi Dokumen semoga bermanfaat, terimakasih.