KOALISI.co - Google Form adalah salah satu alat yang sangat berguna untuk membuat berbagai jenis formulir secara online, termasuk daftar hadir. Dengan Google Form, dapat membuat daftar hadir untuk berbagai keperluan, seperti rapat, seminar, pelatihan, atau acara lainnya, tanpa perlu menggunakan software tambahan.

Yang lebih menarik, Google Form dapat digunakan secara gratis dan hasilnya bisa langsung tersimpan di Google Sheets untuk memudahkan pengolahan data.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat daftar hadir di Google Form secara gratis:

Baca Juga: Cara Membuat Google Form di HP

1. Membuka Google Form

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membuka Google Form. dengan mengunjungi situs Google Forms. Jika Anda belum masuk ke akun Google, pastikan untuk login terlebih dahulu menggunakan akun Gmail Anda.

Setelah berhasil masuk, Anda akan disuguhkan dengan halaman utama Google Form yang menyediakan beberapa template formulir yang bisa dipilih. Untuk membuat daftar hadir, juga bisa memulai dengan memilih formulir kosong (Blank).

2. Memberi Judul dan Deskripsi

Setelah membuka formulir kosong, Anda bisa mulai dengan memberi judul formulir. Misalnya, “Daftar Hadir Rapat Bulanan” atau “Daftar Hadir Seminar Digital Marketing”. Judul ini akan mempermudah para peserta untuk memahami tujuan dari formulir ini.

Di bawah judul, terdapat kolom deskripsi yang bisa diisi dengan informasi lebih lanjut, seperti waktu, tempat, atau instruksi lainnya yang relevan. Misalnya, "Silakan mengisi formulir ini untuk mencatatkan kehadiran pada rapat bulanan yang diadakan pada tanggal 20 Januari 2025."

Baca Juga: Cara Buat Google Form di HP Dengan Mudah

3. Menambahkan Kolom untuk Informasi Peserta

Untuk membuat daftar hadir, Anda perlu menambahkan beberapa kolom yang diperlukan. Beberapa kolom yang umum digunakan dalam daftar hadir antara lain:

• Nama Lengkap: Gunakan pertanyaan jenis “Short answer” untuk kolom ini, sehingga peserta dapat mengisi nama mereka.
• Alamat Email: Kolom ini penting untuk mendokumentasikan informasi lebih lanjut dan menghubungi peserta jika diperlukan. Pilih jenis pertanyaan “Short answer” dan pastikan mengaktifkan opsi "Response validation" untuk memastikan peserta mengisi email dengan benar.
• Waktu Kehadiran: Jika diperlukan, tambahkan kolom untuk mencatat waktu kedatangan peserta menggunakan jenis pertanyaan “Time”.
• Status Kehadiran: menambahkan pilihan seperti "Hadir", "Tidak Hadir", atau "Terlambat" menggunakan jenis pertanyaan “Multiple choice” atau “Dropdown”.

4. Menyesuaikan Pengaturan Formulir

Setelah menambahkan semua pertanyaan yang diperlukan, langkah berikutnya adalah menyesuaikan pengaturan formulir. Lalu, mengaktifkan atau menonaktifkan beberapa opsi, seperti:

• Mengumpulkan alamat email peserta: Ini akan secara otomatis merekam email setiap orang yang mengisi formulir.
• Menampilkan link untuk mengedit setelah mengirimkan: Opsi ini berguna jika ingin memberi kesempatan kepada peserta untuk mengedit isian formulir setelah disubmit.
• Membatasi satu respons per peserta: Dengan opsi ini, peserta hanya bisa mengisi formulir sekali menggunakan akun Google mereka.

Untuk mengakses pengaturan ini, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas dan pilih tab “Settings”.

5. Mendesain dan Memperindah Formulir

Google Form juga memungkinkan untuk mengubah desain formulir. Klik pada ikon palet warna di bagian atas formulir untuk memilih tema atau mengunggah gambar latar belakang sesuai dengan tema acara.

Meskipun desain bukan hal utama dalam membuat daftar hadir, memberikan sentuhan visual yang menarik akan meningkatkan kesan profesional dan membuat peserta merasa lebih nyaman saat mengisi formulir.

6. Menyebarkan Formulir

Setelah formulir siap, sebarkan kepada peserta. Klik tombol "Send" di pojok kanan atas, lalu pilih metode pengiriman:

• Email: bisa langsung mengirim formulir melalui email dengan mengetikkan alamat email peserta.
• Link: bisa menyalin link formulir dan membagikannya melalui pesan atau media sosial.
• Embed HTML: Jika ingin menanamkan formulir di situs web atau blog, pilih opsi ini.

7. Melihat dan Mengelola Respon

Setelah peserta mulai mengisi formulir, selanjutnya bisa melihat daftar hadir secara langsung. Google Form akan otomatis menyimpan respons peserta di tab "Responses". Selain itu, juga bisa menghubungkan formulir dengan Google Sheets untuk melihat data dalam format spreadsheet yang lebih mudah untuk dianalisis dan diproses.

Membuat daftar hadir di Google Form sangatlah mudah dan efisien. Dengan langkah-langkah di atas, dapat membuat formulir kehadiran untuk acara apapun secara gratis. Selain itu, kemudahan pengelolaan data di Google Sheets membuatnya semakin praktis untuk mencatat dan mengelola informasi peserta acara. Google Form juga memberikan kebebasan untuk menyesuaikan formulir sesuai dengan kebutuhan acara.